Die Zustellbarkeit von E-Mails kann für Absender aller Art frustrierend sein, sind Sie es leid, dass Ihre legitimen E-Mails im Spam-Ordner landen? Wir können helfen, dies sind unsere Tipps und Empfehlungen um Spam E-Mails zu verhindern.

Manche E-Mails verdienen es, im Spam zu landen, andere nicht. Zu lernen, wie man verhindert, dass E-Mails im Spam landen, ist eine Kunst und Wissenschaft zugleich. Die Zustellbarkeit von E-Mails ist keine exakte Wissenschaft, was für Absender aller Art frustrierend sein kann. Sie können aus mehreren Gründen versehentlich im E-Mail-Spam-Ordner landen, vom Zustand Ihrer E-Mail-Liste bis hin zu Ihrem Authentifizierungsstatus. Doch es gibt ein paar bewährte Tricks, mit denen Sie im Handumdrehen wieder im Posteingang landen.

So verhindern Sie, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden!
Selbst die erfahrensten E-Mail-Marketer haben Probleme bei der E-Mail-Zustellung – das kommt ständig vor. Wir möchten Ihnen mit diesem Blog-Eintrag dabei helfen, wieder in den Posteingang zu gelangen und den Spam-Ordner vollständig zu vermeiden.

In diesem Beitrag geben wir einige unserer besten Ratschläge, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten Spamfilter umgehen und an Ihre Empfänger zugestellt werden. Suchen Sie nach Tipps, wie Sie folgendes tun können:

1. Halten Sie Ihre Sprache und Inhalte professionell. Versuchen Sie nicht, Produkte zu aggressiv zu verkaufen oder zu promoten!
   • Stellen Sie hierbei auch sicher, das Sie Ihre Einleitung immer mit „Guten Tag Herr …,“ oder „Sehr geehrte Frau …,“ und nicht mit „Hallo Frau/Herr …,“ oder „Guten Tag,“ starten.
2. Vermeiden Sie die Verwendung zu vieler Links in Ihren E-Mails und stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendeten Links sicher sind.
3. Gehen Sie sparsam mit Bildern um und stellen Sie sicher, dass sie eine angemessene Dateigröße nicht überschreiten.
4. Wählen Sie einen E-Mail-Anbieter, der einen guten Spam-Schutz bietet, und nutzen Sie nach Möglichkeit einen seriösen ESP (E-Mail-Dienstanbieter), diesen Service bieten auch wir!
5. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail richtig formatiert ist. Verwenden Sie Klartext und vermeiden Sie Großbuchstaben und übermäßige Zeichensetzung.
6. Nutzen Sie E-Mail-Authentifizierungstechnologien wie DMARC, DKIM und SPF diese sollten präsent sein, wenn Ihre Domain auf unserem Webserver anliegt.
7. Testen Sie Ihre E-Mails in verschiedenen E-Mail-Clients, um sicherzustellen, dass sie korrekt angezeigt werden.
8. Prüfen Sie, ob die Empfänger E-Mail Adresse richtig hinterlegt wurde.

Falls Sie eine professionelle E-Mail Marketing-Kampagne führen, können wir Ihnen in diesem Blog-Eintrag nicht vollständig weiterhelfen und Sie von Ihrem E-Mail Spam Versand befreien. Jedoch könnten dann diese Ratschläge weiterhelfen:

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail in der Fußzeile einen Link zum Abbestellen enthält.
2. Überwachen Sie Ihre E-Mail-Liste und verwenden Sie ein Double-Opt-In-Verfahren, um sicherzustellen, dass die Empfänger dem Empfang von E-Mails von Ihnen zugestimmt haben.
3. Fügen Sie eine Nur-Text-Version Ihrer E-Mail hinzu, um Probleme bei der HTML-Darstellung zu vermeiden.
4. Überwachen Sie Ihre E-Mail-Zustellungsrate und überprüfen Sie regelmäßig Ihre Absprungrate, um mögliche Probleme zu erkennen.
5. Erstellen Sie Ihre eigene E-Mail Liste und prüfen Sie stets, ob Ihre Empfänger eine gültige E-Mail Adresse verwenden.

Halten Sie Ihre Sprache und Inhalte professionell

Beim Versenden von E-Mails ist es wichtig, Sprache und Inhalte professionell zu halten, um ein professionelles Erscheinungsbild zu vermitteln. Der Versuch, Produkte aggressiv zu verkaufen oder zu bewerben, kann als Spam wahrgenommen werden und dazu führen, dass potenzielle Kunden misstrauisch werden und weniger wahrscheinlich Produkte kaufen.

Darüber hinaus können E-Mails mit unangemessener Sprache oder unangemessenem Inhalt gegen die Richtlinien einiger E-Mail-Anbieter verstoßen. Wenn Sprache und Inhalt professionell gehalten werden, kann sich der Empfänger auf die Botschaft der E-Mail konzentrieren, das angebotene Produkt oder die angebotene Dienstleistung verstehen und dem Kunden nahezu ein positives Erlebnis bieten.

• Das Publikum kennen: Beim Versenden von E-Mails ist es wichtig, Ihr Publikum zu kennen, da Sie so Inhalte und eine Sprache erstellen können, die mit größerer Wahrscheinlichkeit gut angenommen und respektiert werden.
• Behalten Sie einen einheitlichen Schreibstil bei. Fachsprache ist oft gut strukturiert, höflich und präzise. Es ermöglicht dem Leser, den Kern der Botschaft schnell und einfach zu erfassen.
• Verwenden Sie die richtige Grammatik und Rechtschreibung: Die Verwendung der richtigen Grammatik und Rechtschreibung zeigt, dass der Absender gebildet und professionell ist und erleichtert das Lesen.
• Korrekturlesen: Dadurch können Sie Tippfehler und andere falsche Informationen rechtzeitig erkennen, um Korrekturen vorzunehmen.
• Senden Sie von einer geeigneten Adresse: Auch wenn Ihre Kontaktinformationen aktuell sind, zeigt die Verwendung einer E-Mail-Adresse, die mit Ihrem Job oder Unternehmen verknüpft ist, Professionalität.

Wichtiger Tipp!: Halten Sie die oben aufgezählten Bemerkungen ein! Auch Spamfilter achten auf die Rechtschreibung und überprüfen heutzutage nach Verhaltensmustern im Text, um sicherzustellen das dieser von einem Menschen verfasst wurde!

Vermeiden Sie die Verwendung von zu vielen oder kompromittierten Links

Die Verwendung zu vieler oder manipulierter Links in einer E-Mail kann sehr schädlich sein! Erstens ist es wahrscheinlich, dass zu viele Links in einer E-Mail die Leser überfordern und dazu führen können, dass sie die E-Mail verlassen, ohne sie zu öffnen oder anzuklicken. Zweitens: Wenn die Links in irgendeiner Weise kompromittiert werden, kann dies zu Sicherheitsproblemen für Ihre Empfänger führen, da diese Links möglicherweise aus böswilligen Quellen stammen.

Die Verwendung kompromittierter Links kann dazu führen, dass die Anzahl der von Ihrer Adresse gesendeten Spam-E-Mails steigt. Die verwendete IP-Adresse des Absenders wird von anderen E-Mail-Servern schließlich blockiert und Ihre E-Mails können nicht mehr empfangen werden. Daraufhin sinkt die Anzahl der erfolgreichen Zustellraten und Ihre E-Mails werden von den Servern der Empfänger als Spam markiert!

Schließlich können sich zu viele oder kompromittierte Links auch negativ auf den „Ruf“ des Absenders auswirken, da die E-Mail dadurch möglicherweise als Spam erscheint. Empfänger werden sich mit erhöhter Wahrscheinlichkeit bei Ihrem Newsletter abmelden oder Ihre E-Mails als Spam markieren. Dies wirkt sich im Laufe der Zeit besonders negativ auf die Zustellbarkeit des Absenders aus, da dessen „Ruf“ weiter geschädigt wird. Es besteht auch die Gefahr, dass Ihre Domain auf die sogenannte „schwarze Liste“ gesetzt wird.

Falls Sie dennoch Links in Ihren E-Mails an Ihre Empfänger senden möchten, bitten wir Sie diese über diese Seiten zu prüfen:

• Website Security Checker | Malware Scan | Sucuri SiteCheck
• Google Safe Browsing – Google Transparenzbericht
• VirusTotal – Home
• Malicious URL Scanner | Scan URLs for Malware | Malware URL Checker (ipqualityscore.com)
• Check if a Website is Malicious/Scam or Safe/Legit | URLVoid
• Cybersecurity Search Engine | Criminal IP

Gehen Sie sparsam mit Bildern um und achten Sie darauf die angemessene Dateigröße nicht zu überschreiten!

Beim E-Mail-Versand ist es wichtig, mit Bildern sparsam umzugehen, um Spam zu vermeiden. Dies liegt daran, dass die meisten E-Mail-Spamfilter verschiedene Techniken verwenden, um festzustellen, ob eine E-Mail legitim ist oder nicht. Eine davon ist die Suche nach Bildern und Multimedia-Inhalten. Wenn eine E-Mail zu viele Bilder enthält, interpretiert der Spamfilter dies möglicherweise als Versuch, den Inhalt als Spam zu markieren.

Zudem ist es wichtig die Dateigröße für den E-Mail-Versand nicht zu überschreiten, sonst wird Ihre E-Mail möglicherweise als Spam-Verdacht gefiltert oder vom E-Mail-Anbieter des Empfängers blockiert. Daher ist es wichtig, die Größenbeschränkungen für E-Mails einzuhalten, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht erfolgreich zugestellt wird.

Im Allgemeinen empfehlen E-Mail-Anbieter, per E-Mail gesendete Dateien unter 25 MB zu belassen, um eine optimale Zuverlässigkeit zu gewährleisten.

Nutzen Sie E-Mail-Authentifizierungstechnologien

Um Ihre Empfänger vor Spam zu schützen, sollten Sie beim E-Mail-Versand eine E-Mail-Authentifizierung verwenden. Mit der E-Mail-Authentifizierung können Sie Ihre Domain so konfigurieren, dass sie erkennen kann, dass die E-Mail von einer authentifizierten, verifizierten und legitimen Quelle stammt, die Sie kontrollieren. Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, dass Ihre Empfänger Ihre E-Mails erhalten, und sie können darauf vertrauen, dass die E-Mail legitim ist. Dies verhindert auch, dass Betrüger sich als Sie oder Ihre Organisation ausgeben. Die E-Mail-Authentifizierung ist eine wichtige erste Verteidigungsebene, die dazu beiträgt, Ihren „Ruf“ als Sender und die Privatsphäre Ihrer Empfänger zu schützen.

DMARC, SPF und DKIM sind drei Authentifizierungsprotokolle, die für eine hohe Zustellbarkeit erforderlich sind.

Durch die Authentifizierung aller von Ihrer Domain gesendeten E-Mails können E-Mail-Empfänger sicher sein, dass die E-Mails zuverlässig sind und nicht von Spammern stammen. Dies erleichtert Ihnen eine erheblich verbesserte Zustellungsquote!

Um zu prüfen, ob die E-Mail Authentifizierung bei Ihnen ordnungsgemäß eingerichtet wurde, prüfen Sie dies bitte mit den von uns empfohlenen Online-Tools:

• Domain Health Check – Online Domain Tools – Blacklist, Email, Website, DNS – MxToolBox
• https://www.mail-tester.com/
• https://www.mailgenius.com/
• https://www.experte.de/spam-check

Erstens ist die Sicherstellung der Richtigkeit der E-Mail-Adresse entscheidend für eine erfolgreiche E-Mail-Zustellung. Wenn die Adresse falsch geschrieben ist oder Tippfehler enthält, erreicht die E-Mail möglicherweise nicht den beabsichtigten Empfänger. Indem Sie die Richtigkeit der E-Mail-Adresse noch einmal überprüfen, können Sie das Risiko minimieren, dass E-Mails zurückkommen oder unzustellbar sind.

Zweitens hilft die Überprüfung der E-Mail-Adresse des Empfängers, Spam zu verhindern. Spam-E-Mails werden unaufgefordert und häufig in großen Mengen an zahlreiche E-Mail-Adressen gesendet. Durch die Bestätigung der Richtigkeit der E-Mail-Adresse können Sie verhindern, dass E-Mails an Personen gesendet werden, die Ihre Nachricht möglicherweise als Spam betrachten. Dies ist wichtig, da das Versenden unerwünschter E-Mails Ihrem „Ruf“ schaden, Ihre Zustellraten beeinträchtigen und in einigen Gerichtsbarkeiten sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Darüber hinaus kann die Überprüfung der E-Mail-Adresse des Empfängers dabei helfen, eine saubere und gültige Mailingliste aufrechtzuerhalten. Mit der Zeit können E-Mail-Adressen aufgegeben werden oder sind veraltet! Wichtig ist, regelmäßig die Gültigkeit der E-Mail-Adressen auf Ihrer Liste zu überprüfen, somit können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachrichten tatsächlich Empfänger erreichen, die am Empfang Ihrer E-Mails interessiert sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Überprüfung der Richtigkeit der E-Mail-Adressen der Empfänger für eine erfolgreiche E-Mail-Zustellung und damit der Verminderung von möglichem gesendeten Spam von entscheidender Bedeutung ist.

Um zu prüfen, ob die E-Mail Adresse Ihres Absenders bei Ihnen ordnungsgemäß hinterlegt wurde, können Sie die von uns empfohlenen Online-Tools verwenden:

• Free Email Checker & Email Verification Tool | NeverBounce
• Free Email Checker to Verify Email Addresses
• Email checker: Free email address verification tool (captainverify.com)
• Email Verifier: Verify email address with free email checker • Hunter
• Free email address validator (verifalia.com)

Unsere Webspace Lösung für Webseiten inklusive E-Mail-Hosting!

Auch wir bieten unseren Kunden natürlich ein passendes Webspace-Paket für Webseiten und/oder E-Mail-Hosting an! Die von uns vermerkten und wichtigen E-Mail Konfigurationen, die Sie in diesem Blog-Eintrag lesen konnten, haben wir durch Automatisierung und die passende E-Mail-Authentifizierung mit unserem eigenen Webserver auch umsetzen können!

Diese zusätzlichen Funktionen bieten wir für Sie an, wenn Sie durch uns ein Webspace-Paket erhalten haben:

Keine Probleme mehr mit E-Mail Blacklists

• Wir prüfen unsere Server für Sie, damit zukünftige Probleme mit E-Mail Blacklists vermieden werden.
• Auf Ihren Wunsch können wir für Sie eine eigene IP-Adresse für den E-Mail-Versand bestellen. Diese können wir für Sie passend und professionell konfigurieren.
• Durch integrierte DMARC, DKIM und SPF DNS-Einträge sichern wir unsere Kunden E-Mail-Postfächer ab! Dadurch gewähren wir eine zukunftssichere Umgebung im Bereich Antispam, Antispoofing und verbessern das versenden von E-Mails an Ihre Empfänger.

E-Mail-Antivirus-Scanner und SPAM-Filter Integration mit administrativer und individueller Anpassungsmöglichkeiten für unsere Kunden im Backend Portal

• Da wir genau wissen, das durch Phishing-Angriffe über den Mail-Versand die meisten Trojaner durch Firmennetzwerke gelangen, informieren wir Sie selbstverständlich schnellstmöglich, damit ein Trojaner im E-Mail-Header, im Nachrichtentext als URL-Link oder im Anhang erkannt und bereinigt wird und Ihr Firmennetzwerk rechtzeitig geprüft und Ihre Mitarbeiter sicher und ohne Misstrauen weiter arbeiten können.
• Wir erstellen bei der Ersteinrichtung ein von unseren Webspace-Sicherheitsexperten erstelltes und empfohlenes Sicherheitstemplate. Das Template kann von Ihnen jederzeit angepasst und erweitert werden. Hierbei möchten wir sicherstellen, dass Sie über Ihr System vollen Zugriff auf Ihre E-Mails und Filter erhalten. Durch unsere vordefinierten Anpassungen können auch schon ohne weiteres eingreifen Ihrerseits bei der Ersteinrichtung alle Sicherheitsaspekte gewährleistet werden!

Tägliche Backups für Ihre Webspace-Daten auf unseren Servern

• Wir sichern Ihre Webseite, Datenbanken sowie E-Mails und behalten täglich sowie alle 4 Wochen inkrementelle sowie Voll-Backups die einmalig alle 6 Monate mit einer Aufbewahrungsrichtlinie erstellt werden!
• Zudem können wir spezielle Datenbanken und E-Mail Postfächer bis hin zu einzelnen Dateien der Webseite gezielt wiederherstellen. Einen Datenverlust bei einer Wiederherstellung kann dann vermieden oder massiv vermindert werden.
• Ihre Datensicherungsspeicherung erfolgt in einem von uns separaten und abgeschotteten Netzwerk und wird von unseren Systemen verschlüsselt gesichert. Die Gefährdung bei einem Befall von Schadsoftware auf Ihre Daten können wir so gering wie möglich und sicher aufbewahren!

Wir überprüfen Ihre Webseite täglich auf Malware und benachrichtigen Sie schriftlich, falls Sicherheitsupdates für Ihre Webseite ausstehen.

• Auf Ihren Wunsch/Auftrag werden wir die von uns genannten Sicherheitslücken ordnungsgemäß schließen und eine Sicherung der Webseite vor dem Patch vornehmen.
• Selbstverständlich werden wir die Webseite nach einem erfolgreichen Patch genauer überprüfen und Sie jederzeit auf dem laufenden halten.

Durch unseren integrierten Filter, bieten wir doppelten Schutz für WordPress und Joomla CMS-Systeme und haben eingebaute Malware-Scanner und Web-Application-Firewall Systeme. Zusätzlich haben wir für die oben aufgeführten CMS-Systeme eigene Regeln integriert.

• Hierbei können wir gezielt Malware erkennen noch bevor diese auf unserem Webserver und auf Ihrer Webseite ausgeführt wurden.
• Die erkannte Malware wird direkt durch unsere Malware-Scanner auf unserem Webserver bereinigt. Eine Wiederherstellung der Sicherung kann dann nach Ihrem Wunsch eingespielt werden.

Wir bieten für Ihre Webseiten einen eingebauten DDOS-Protection-Schutz an.

• Falls Sie bei Ihrem früheren Hoster Probleme mit der Stabilität oder Angreifern/Hacker auf Ihrer Webseite hatten, sind diese nun vorüber.
• Unser System erkennt automatisch (DDOS) Angriffe und blockt diese mit einer Captcha-Aufforderung. Unser Webserver erhält damit nur geringen schädlichen Traffic und Sie erhalten das volle Potential der Leistung, für eine maximale Performance!

Unser Webserver sowie unsere Cyber-Security-Systeme sind stets aktuell, und Ihre Webseite sowie Ihr E-Mail Verkehr bleiben auf unseren Servern sicher!